5 טיפים לניהול קשוב, רגיש, מכיל ומותאם לרוח התקופה

מאת : שירי גרינבלט זולברג, מנכ"לית תנועת קפיטליזם קשוב ישראל

הימים המאתגרים והסוערים שעוברים על כולנו, לא משאירים ספק לגבי הצורך של כולנו בשגרה שמכילה, יחד עם חזרה ל"עסקים כרגיל", גם יותר מתמיד הסתכלות על אנשים כמכלול שלם של חיים, ולא רק על העובדה שהם עובדים, או לקוחות, או ספקים או משקיעים. ברוח התקופה, ככל שנשכיל לנהל את האנשים שלנו – ואת עצמנו – ממקום קשוב ומקשיב, רגיש ורגשי, מכיל ומותאם לצרכים – כך נוכל לצלוח את הימים האלו בצורה מוצלחת יותר, ואף ממש לסייע באופן אמיתי למשימה החשובה של שיפור מצב הרוח הלאומי.

אז איך עושים את זה בפועל? הנה 5 טיפים שאנחנו ממליצים עליהם. מוזמנות ומוזמנים להוסיף כאלו משלכן ומשלכם.

1. עצרו. זו אמנם המלצה לא פופולרית בעולם העסקי, בו אנחנו כל הזמן רצים ורוצים להספיק להשלים עוד ועוד משימות, אבל לפעמים הדבר הנכון הוא לעצור – וזו עצירה שבסופו של דבר תהיה משתלמת, כי היא תהיה בבחינת להקדים תרופה למכה ותמנע משברים עתידיים שככל הנראה יקרו – אלא אם תקדישו את תשומת הלב המתאימה לאנשים שלכם.

אז עצרו והסתכלו על התמונה הגדולה של הצוות או הארגון שאתם מנהלים ואתן מנהלות, עדיף, אם אפשרי, ביחד עם מנהלות ומנהלים נוספים בארגון. שאלו את עצמכם כל מיני שאלות, כגון :

• האם מישהו מהאנשים שלי מושפע באופן ישיר מהמלחמה (עדיין במילואים / קרוב משפחה במילואים / מכיר אישית מישהו שנהרג או נפצע)?

• האם לאחרונה אפשרתי לאנשים שלי לבטא את עצמם בצורה חופשית בנושאים שלא קשורים ישירות לעבודה?

• האם האנשים שלי מרגישים משמעותיים ותורמים למאמץ המלחמתי?

היעזרו בתשובות שלכם לעצמכם ו/או למנהלים שותפים, כדי לוודא שההסתכלות שלכם על הארגון או הצוות שלמה ומכילה בתוכה את כל מרכיבי ההון האנושי שבניהול שלכן ושלכם. חשוב מאד לוודא שאתם מסתכלים על האנשים כבני אדם שלמים ולא רק כעובדים שלכם, ומוצאים את האיזון הנכון בפועל בין השגת תוצאות עסקיות לבין הכלה של הצרכים הפיזיים והרגשיים של האנשים שלכם, שאינם קשורים ישירות לעבודה עצמה.

2. הקשיבו. עשו לכם ולכן הרגל של שיחה אישית אחת לפחות בשבוע עם כל מי שבניהולכם באופן ישיר. כמובן שאם יש זמן, מומלץ לקיים שיחה כזו גם עם קולגות, מנהלים ומנהלות שמעל ועוד – אבל הבסיס הוא כמובן האנשים שבניהולכן. השיחה היא כלי, כמובן, כדי לבדוק מה נשמע ברמה האישית, בלי שום קשר למשימות השוטפות במקום העבודה. חשוב לא להיגרר לשיח בנושאי העבודה, ולשמור על מסגרת של שיחה אישית – כמובן שיהיה נפלא אם גם אתם תשתפו קצת על עצמכן ועל החיים האישיים שלכם, אבל לא יותר מידי כי הרעיון כאן הוא קודם כל לתת ביטוי ומקום לאחר/ת. הקפידו שהשיחה תהיה ללא נוכחות של טלפונים ומחשבים, ועדיף במיקום נייטראלי ללא הסחות דעת מיותרות. אפשרו לעצמכם הקשבה פעילה בה אתם לא חושבים על הדבר הבא שאתם רוצים לומר, אלא מקשיבים בצורה עמוקה ואמיתית למה שהאדם השני אומר. זו יכולה להיות שיחת אוורור רגשות, העמקת ההיכרות ביניכם ואולי תצוץ בעיה שלא ידעתם לגביה – וכאן חשוב לזכור שלרוב, אנשים לא בהכרח מחפשים פתרונות, גם אם זה הדבר הראשון שאנחנו רוצים לעשות כדי לעזור. אפשר לשאול, כמובן, את האדם שמולנו אם ברצונו לקבל עזרה או רעיונות לפתרון, אבל לרוב תגלו שאנשים פשוט רוצים שישמעו אותם ויקשיבו להם, באמת ומכל הלב.

3. הקפידו להשתמש בהבעות הערכה באופן שוטף. להערכה יכולים להיות ביטויים רבים ותזמונים רבים, זו יכולה להיות מילה טובה בשיחה פרטית ספונטנית, או הערכה מפורטת ומנומקת יותר בסיום ישיבות צוות, באופן חד פעמי או כנוהל קבוע. מה שבטוח, שזוהי אחת הפעולות הפשוטות, האנושיות, הזולות והזמינות לנו ביותר – ועדיין רובנו לא עושים אותה מספיק. באמת שאין תחליף למילה טובה, גם למי שאומר אותה וגם למי שמקבל אותה, ההשפעה הטובה פועלת על שני הצדדים. זו דרך מעולה ליצור הקשר שעוזר לעבד קשיים, והאימפקט של ביטויי ההערכה מתרחב ומחלחל אל תוך חיי העבודה היום יומיים. ביטויי ההערכה הם עוצמתיים מפני שהם מאזנים את הנטייה לעבור למצבי תודעה שליליים, ומרגע שאנו עוברים לסגנון של הערכה אמיתית כלפי אחרים, התודעה שלנו זזה לעבר אהבה ואכפתיות. זו צורה של טוב לב, שיש לה השפעה עוצמתית על כל מי שמעורב והעצמה של רמת האמון, הידידות, האהבה והאכפתיות בארגון. מה שחשוב זה להיות אותנטיים ואמיתיים, מילה טובה שאתם לא מתכוונים אליה כבר עדיף שלא תיאמר, כי הזיוף יורגש בקלות. דברו ופעלו מהלב, וכל השאר יסתדר מעצמו.

4. אל תמהרו לפטר. הרבה מדובר לאחרונה בנושא המילואימניקים שחוזרות וחוזרים למקומות העבודה אחרי תקופה לא קצרה בה לא היו בתפקידם. חלקם מתקבלים בשמחה וללא היסוס, וזה כמובן נפלא – רק לתשומת ליבכן וליבכם שמומלץ ליישם גם לגבי המילואמניקים את הטיפים הקודמים, ואף בצורה מוגברת בתקופה הראשונה עם חזרתם לעבודה. מדובר בסיטואציה משמחת כמובן אך יחד עם זאת, לא פשוטה בכלל, וחשוב מאד להכיל את כל מנעד הרגשות שסביר להניח שחווים כל הנוגעים בדבר.

במידה והמצב שונה אצלכם, ויש צורך לפטר מילואימניק/ית שחזר/ה – קודם כל חשוב לומר, שזה עצוב מאד, אבל מובן. התקופה מורכבת ויש לא מעט עסקים שנמצאים במשבר אמיתי, ואם באמת אין יכולת כלכלית להמשיך להעסיק את העובד/ת, זה המצב וצריך להתמודד איתו. כן חשוב לוודא כי :

• ההחלטה על הפיטורין נעשתה אחרי חשיבה מעמיקה ומסיבה מוצדקת, ובאמת אין שום ברירה אחרת. 

• זהו לא ניצול הזדמנות לקצץ בהון האנושי של הארגון, על ידי יצירת עומס מוגזם על העובדים הנשארים – בסופו של דבר זה שוחק מאד ועלול לגרום לאנשים לעזוב, או פשוט לבצע את המשימות שלהם בצורה פחות מוצלחת.

• מדובר בדבר הנכון ביותר עבור הארגון, גם לטווח הארוך – כי בסופו של דבר, לפטר עובד/ת כדי לגייס לאותה משרה בעוד כמה חודשים, זה מהלך שיכול לחסוך כסף כאן ועכשיו אבל יעלה גם לא מעט כסף בהמשך, גם תהליך הגיוס עצמו וגם הכשרה של עובד חדש – להכל יש עלויות.

אם אחרי כל השאלות האלו, התשובה היא עדיין שאין ברירה אלא לפטר, כדאי לעשות זאת בדרך הקשובה ביותר שאפשר :

שתפו את העובד/ת בצורה שקופה, ספרו למה התקבלה ההחלטה ושאין לכך קשר לא לעמידה ביעדים ולא להיעדרות בגלל המילואים.

הציעו רשת תמיכה וביטחון רחבה וחזקה ככל האפשר :

• כמובן ששמירה על כל הזכויות החוקיות של המפוטר, כדי שהיא או הוא יקבלו את מלוא ההטבות שמגיעות.

• חיבור לקולגות שלכם שמחפשים עובדים ויכולה להיות שם התאמה טובה, כולל המלצה שלכם על העובד/ת.

• במידת האפשר, חיבור לתמיכה וליווי רגשי שיסייע לעובד/ת לעבור את התקופה המאתגרת.

• חשיבה יצירתית כיצד ניתן לתמוך בדרכים נוספות.

ולבסוף, מומלץ מאד לטובת העובדים והעובדות הנשארים בארגון, לשתף גם אותם בצורה שקופה בכל מה שקורה וככל האפשר לסמן נקודה ממנה והלאה כולם בטוחים משמע לא צפויים פיטורין נוספים בזמן הקרוב, כדי לאפשר לאנשים להרגיש רוגע ויציבות ולא פחד וחשש לא פוסקים, שללא ספק משפיעים על התפקוד שלהם בחיים בכלל ובארגון בפרט.

5. טפלו בעצמכם. הדוגמא הנפוצה ביותר – וגם הממחישה ביותר – לצורך בטיפול בעצמנו, הוא ההנחייה בטיסות לשים קודם כל מסיכות חמצן לעצמנו, ורק אחרי כן לילדים שלנו – כי אם לא ננשום בעצמנו, לא נוכל לעזור להם לנשום. אז גם בתקופות מאתגרות, בימים סוערים, בעומס גדול ובלחץ לא פוסק – גם ודווקא אז, זיכרו כי הבריאות שלכן ושלכם חשובה יותר מהכל, בריאות פיזית ובריאות נפשית. הרימו דגל אדום אם עמוס לכם מידי, בקשו ליווי או עזרה, קחו הפסקות מידי פעם, עשו מדיטציה או יוגה, צאו ליום חופש – תעשו מה שאתם צריכים כדי לשמור על עצמכן ועצמכם. העבודה לא תברח, העולם לא יתמוטט ואתם רק תרוויחו מזה, מה שיגרום לכך שגם העסק ירוויח מזה.